Messagerie - Modèle de Mail

Il est possible de créer des Modèles de mail à utiliser lors de la création d'un nouveau mail.

La mise en place de l'option Modèle de mail

Pour paramétrer l'option Modèle de mail:

  • Rendez-vous sur Nouveau Message
  • Cliquez sur Modèle de mail
  • Sélectionnez Préférences

  • Cliquez sur Paramétrer le dossier contenant les modèles
  • Cliquez sur Nouveau

  • Créez un nouveau dossier, ici Modèle
  • Il est possible de colorer le dossier et de l'enregistrer en fonction de l'organisation de la boite de lettre de chacun

  • Partage propose alors de recharger l'application pour appliquer ces modifications

Par la suite, il suffira d'enregistrer les modèles qui seront tous automatiquement enregistré dans ce même dossier.

L'usage d'un Modèle de mail

Pour créer un modèle,

  • Rendez-vous sur Nouveau Message
  • Rédigez un mail qui deviendra le modèle. Il est possible d'ajouter une pièce jointe, une image convertie en base 64, de copier des liens, de définir une liste de destinataire...
  • Effacez la signature
  • Cliquez sur Modèles de mail puis Enregistrer
  • Le modèle est créé et enregistré dans le dossier destiné à cela

Pour utiliser un modèle,

  • Cliquez sur Nouveau message
  • Puis sur Modèles de mail
  • Sélectionnez le modèle créé en amont ainsi que ses éventuelles compléments si vous en avez prévu

Il est possible de créer des modèles personnalisables grâce à l'usage de la chaîne de caractère ${exemple} comme l'illustre la copie d'écran suivante.

Cette option prend en compte les majuscules et les chiffres mais n'accepte pas les accents ni les espaces.

  • Une fois le modèle créé, insérez-le dans un nouveau message:

  • Il est alors demandé de traduire la chaîne de caractère

  • Le mail est personnalisé

 

Modèle de mail d'une boite fonctionnelle (partagée)

Il est possible d'utiliser et de partager des modèles de mail d'une boite fonctionnelle.

  • Le responsable de la boite fonctionnelle créé et partage le dossier modèle
  • L'utilisateur accepte le partage et l'enregistre dans son dossier modèle

 Par la suite, vous seront proposés vos modèles ainsi que les modèles de la boite fonctionnelle, listés séparément.

Si vous souhaitez enregistrer un modèle dans le dossier de la boite fonctionnelle:

  • Enregistrez votre nouveau modèle.
  • Automatiquement, il sera enregistré dans votre dossier modèles
  • Déplacez-le dans le dossier modèles de la boite fonctionnelle
  • Vous et vos collaborateurs ayant accès au partage de la boite fonctionnelle peuvent désormais utiliser votre modèle

Activation de l'option Modèle de mail

Par défaut, l'option Modèle de mail est activée sur Partage.

Si l'option n'apparait pas sur votre compte, vous pouvez l'activer :

  • Rendez-vous dans Préférence
  • Puis sur Zimlets
  • Cochez Modèle de mail
  • Enfin cliquez sur Enregistrer, en haut à gauche