Les solutions de stockage

Comment gérer son stockage ?

Afin de vous aider à optimiser votre stockage voici des tableaux comparatifs des différentes solutions de stockage pour les étudiants et pour les personnels

Plus bas dans la page, vous trouverez des exemples de cas d'usage.

Pour en savoir plus sur les durées de conservations auxquelles les documents produits par votre service sont soumis, merci de vous rapprocher de l'archiviste. contact sur la page intranet de la DAJI.
Exemple: conservation légale des dossiers des personnels: 80 ans à compter de la date de naissance de l'agent (arrêté du 21 décembre 2012 qui modifie les durées de conservation de la circulaire FP/3 n°1821 du 20 octobre 1993 et l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009). Sa copie au service du personnel est elle à conserver 2 ans à compter du départ de l'agent.
 
Pour en savoir plus sur la gestion des documents et des archives, rendez-vous sur l'intranet du pôle protection des données et archives de la DAJI

Quelques cas d'usage

J'interviens dans un groupe de travail constitué de personnes de l'établissement. Nous partageons des documents de travail et générons des comptes rendus diffusés plus largement que le groupe.

  • Créez une équipe Teams dédiée au groupe de travail
  • Utilisez la GED : sauvegardez les sources des documents dans l'espace de travail et utilisez l'espace de publication pour diffuser (mettre en ligne) des pdf. Les données dans la GED sont pérennes. Ne transférez pas les fichiers de travail intermédiaires mais uniquement les documents finaux.
  • Lorsque le groupe de travail n'a plus lieu d'être, les informations importantes restent dans la GED et l'équipe Teams peut être supprimée.

Je travaille dans un service où nous partageons beaucoup de documents sensibles, nominatifs.

  • Disposez d'un espace de stockage partagé sur le serveur de l'établissement. En télétravail, cet espace est accessible depuis l'ENT(espace de document) ou via une connexion VPN.

Dans le cadre de mon activité je génère des fichiers vidéos

  • Le serveur vidéo est à disposition de tous pour stocker des vidéos. Il est possible de créer des chaines dédiées. L'obtention d'un lien permet de d'accéder facilement à ces vidéos depuis un site Web.

Mes responsabilités m'amènent à stocker des données que je suis seul à connaitre (ex dossiers listes d'aptitudes d'agents de mon service)

  • Si les données doivent être récupérées par un successeur, la création d'un dossier lié à votre fonction dans votre espace personnel S: simplifiera le transfert des données en temps utile.

Je dois transférer des fichiers à une autre personne (interne à l'établissement ou pas)

  • L'utilisation de FileSender de Renater, outil accessible via l'ENT permet le dépôt de fichiers sur un site sécurité puis l'envoi d'un lien aux destinataires pour qu'ils puissent télécharger les documents.

Je dois diffuser un document sur un site Web. Le lien doit être permanent même si le document évolue.

  • L'utilisation d'un espace de travail dédié dans la GED permet le stockage du document. Le lien associé sera stable même si le document est modifié (sans changement de version) .

Je travaille en laboratoires et je veux partager mes données de recherches avec mon équipe.

  • Il est interdit d'utiliser Teams pour y stocker des données de recherches. Vous pouvez passer par les espaces de stockage partagés pour communiquer les documents aux autres membres de votre équipe.

Je dois partir pour un colloque à l'étranger, comment puis-je accéder à mes documents sans les prendre sur mon ordinateur ?

  • Les espaces de stockages personnels et partagés sont accessibles depuis l'ENT (espaces de documents) ou via le VPN.