Web et visio conférence - les différentes solutions

  1. Quelques Points de vigilance pour les audio/visio conférences
  2. Quel outil pour quel usage ?
  3. Les différents services
  4. Difficultés rencontrées lors de visioconférence en télétravail

Quelques Points de vigilance pour les audio/visio conférences

Enregistrement : il est interdit d’enregistrer les personnes à leur insu. Il convient donc de prévenir les participants si un enregistrement est prévu. Sauf nécessité liée à l’objet de la réunion, il faut leur laisser la capacité de refuser cet enregistrement. Si l’enregistrement est exploité par exemple pour une diffusion sur internet, une cession écrite des droits devra leur être demandée.

Contrôler l’identité des participants : assurez vous qu’aucun intru ne s’immisce dans votre réunion, idéalement en utilisant une plateforme qui gère l’authentification et l’appartenance à un groupe d’autorisation, à défaut utilisez un lien unique et complexe qui ne sera transmis qu’aux personnes autorisées et/ou d’un mot de passe lié à la conférence.

Transmission d’informations personnelles : certaines plateformes nécessitent la création d’un compte. Le minimum d’information sera utilisé. Si un mot de passe doit être créé, utilisez un mot de passe personnel et spécifique à la plateforme. Stockez le dans un gestionnaire de mots de passe.

RAPPEL
Les solutions Microsoft Teams, VIA elearning, et GoToMeeting ne doivent pas être utilisées pour la diffusion et le stockage de données liées aux travaux de Recherche.

Quel outil pour quel usage ?

Des outils différents, des fonctionnalités identiques, des fonctionnalités propres !
Plusieurs solutions sont disponibles pour les personnels de l'Université de Rennes 1.

Pour vous guider en fonction de vos besoins spécifiques, les fonctionnalités disponibles pour chaque solution sont détaillées dans ce document.

Vous souhaitez organiser une visio conférence avec des personnes extérieures à Rennes 1 :

  • Pour un nombre de participants inférieur à 10, vous pouvez utiliser le service Rendez-vous de Partage
  • Si les participants extérieurs possèdent un compte Microsoft (de leur établissement ou personnel), vous pouvez utiliser Teams.
    (nombre de participants supérieur à 10, groupe de travail régulier avec des personnes extérieures)

Difficultés rencontrées lors de visioconférence en télétravail

Vous rencontrez des difficultés en visioconférence en télétravail : un son haché, une image altérée, un VPN qui se déconnecte par moment.

Dans la mesure du possible :

  • Désactivez votre Webcam et invitez les participants à désactiver leurs webcams
  • Privilégiez les contenus de présentation
  • A savoir que le VPN altére le débit de données, si vous n'avez pas besoin d'avoir accès à des données sur le réseau Rennes1, désactivez votre VPN pour retrouver le débit optimal de votre installation.
  • Priviliégiez la connexion filaire en direct sur votre Box ou à travers votre réseau domestique Ethernet (obligatoire dans les nouvelles constructions à partir du 1er septembre depuis 2016 Norme NF 15-100) si existant.

Mise à jour : 01/15/2021 - 15:54