Les listes de diffusion

  1. Pourquoi créer une liste de diffusion ?
  2. Les acteurs d’une liste de diffusion
  3. Les robots de listes de diffusion
  4. S’assurer que la liste demandée ne fait pas doublon avec une liste déjà existante
  5. Créer une liste de diffusion
  6. Peupler une liste de diffusion
  7. Vérifier que les abonnés de ma liste ont bien reçu mon message
  8. Nommer une liste de diffusion (convention de nommage)
  9. Les exclusions d’abonnés
  10. Les opérations spéciales

Pourquoi créer une liste de diffusion ?

Le service électronique de liste de diffusion permet l’expédition d’un même message (e-mail) vers une population ciblée, même importante, sans que cette opération soit identifiée comme du spam par les opérateurs. Le spam est un courrier électronique, souvent de nature publicitaire, non sollicité par les destinataires.
Le message peut, au besoin, contenir un fichier attaché.
C’est donc la bonne solution pour envoyer un mail à un grand nombre de destinataires en évitant que le mail soit rejeté par l’anti-spam.

Les acteurs d’une liste de diffusion

  • le propriétaire (1) : c’est celui qui gère les divers paramètres de configuration (abonnés, modérateur(s), diffusion, réception, modération, archives…). Ils peuvent être plusieurs, cooptés uniquement par le propriétaire initial ou le listmaster. Le propriétaire peut être "privilégié" (celui qui crée la liste). Il dispose alors de droits étendus comme l'accès à la configuration fine ou simple propriétaire (gestion des abonnés uniquement). Le propriétaire privilégié peut coopter d'autres co-propriétaire(s) (privilégié ou non) et/ou d'autres modérateurs,
  • le modérateur (2) : c’est celui qui reçoit les messages destinés à la liste et qui peut les filtrer avant diffusion, au besoin. Il peut être différent ou non du propriétaire (si une liste est configurée comme « modérée » et qu’on ne désigne pas de modérateurs, les propriétaires sont alors les modérateurs),
  • les abonnés (3) : ils reçoivent les messages destinés aux membres abonnés à la liste. Ils peuvent être abonnés avec leur adresse institutionnelle (@univ-rennes1.fr, y@ensc-rennes.fr, z@sciencespo-rennes.fr...) ou avec une adresse privée (gmail, free, laposte.net…),
  • le listmaster (4) : c’est l’administrateur des robots de listes. Personnel de la DSI, il est votre interlocuteur via un ticket d’assistance (helpdesk) https://assistance.univ-rennes1.fr.
Cartouche fonctionnalités

 

Les robots de listes de diffusion

Pour les listes destinées :

Si une liste a été créée par erreur sur un robot (étudiant, par exemple), elle peut être déplacée vers un autre robot (personnel) par le listmaster.

Liste robots Sympa

S’assurer que la liste demandée ne fait pas doublon avec une liste déjà existante

Il existe deux types de listes automatiques :

  • les listes institutionnelles. Elles concernent les personnels et sont préfixées "ur1-". Elles ciblent des populations précises (tout le personnel, ceux d’un campus donné, les membres de différentes commissions, les agents par bâtiment, les membres d’une UFR, d’un laboratoire, les responsables de campus…). La mise à jour automatique est quotidienne depuis les divers annuaires (Ldap, Siham…). Si, à la soumission de votre demande, le listmaster constate que la liste demandée existe déjà, il vous le fait savoir,
Listes institutionnelles

 

  • les listes par codes étapes, par UFR, par année LMD, par UFR… Elles sont postfixées par leur millésime. Elles concernent uniquement les étudiants. Chaque code étape référencé dans Apogée fait annuellement l’objet de la création d’une liste de diffusion. Lorsqu’au moins un étudiant s’inscrit à ce code étape, la liste est validée automatiquement créée et peuplée. La mise à jour automatique des abonnées est quotidienne depuis l’annuaire LDAP. Un étudiant ne peut se désabonner de sa liste code étape tant qu’il reste inscrit administrativement à ce même code étape.
Listes codes étapes

Créer une liste de diffusion

  • via l’ENT => Mon bureau => Listes de diffusion => Consulter, gérer... mes listes de diffusion => créer une liste puis compléter les champs. Cette méthode manuelle (1 - Créer une liste à partir d’un modèle) demande à maîtriser les divers paramètres administrant la liste qui sera créée. Après soumission, le listmaster valide (2 fois par jour, le matin et l’après-midi) la liste demandée. A noter que les différents paramètres retenus lors de la création de la liste peuvent être modifiés à posteriori par le propriétaire,
Menu ENT Listes de diffusion

 

  • vous êtes déjà propriétaire d’une liste de diffusion qui vous donne entière satisfaction. Vous pouvez copier son squelette (2) pour vous éviter une création manuelle : via l’ENT => Mon bureau => Listes de diffusion => Consulter, gérer... mes listes de diffusion => créer une liste => Copier une liste existante => choisir la liste à copier dans le menu déroulant puis compléter le champ « Nouveau nom de liste ». La liste est alors dupliquée. Il reste à modifier son objet et à la peupler. Après soumission, le listmaster valide (2 fois par jour, le matin et l’après-midi) la liste ainsi demandée.
Création : deux méthodes

Attention : si les abonnés d'une liste sont gérés manuellement, ils ne sont pas dupliqués dans la copie. S’ils sont issus d’une requêtes LDAP ou d’une base de données, les abonnés sont dupliqués à l'identique.

Peupler une liste de diffusion

Dans le cartouche Options de listes => abonnés, plusieurs possibilités :

  • ajout d’abonné => Ajouter un abonné unique. Saisie de l’adresse sous la forme prénom.nom@domaine,
Ajout abonné

 

  • si vous disposez d’un fichier plat (de type Excel, CSV...) avec vos adresses à renseigner, vous pouvez l’injecter en masse : Abonnement par lot => Copier/coller du fichier plat dans la fenêtre de saisie sous la forme email@nomdedomaine (idéalement + prénom nom).
Ajout abonnés lot

Le peuplement peut également se faire par requête comme par exemple :

  • groupe Grouper (toutes les personnes autorisées à lire/écrire dans un lecteur réseau ou un groupe une entité définie),
  • ldap (par appel d’un attribut, comme l’UFR, le laboratoire, le statut…),
  • code étape (dans le cas d’une liste étudiante),
  • requête SQL (toutes les personnes faisant partie de ceci et/ou cela et aussi ceci mais pas cela pour l’année,
  • par inclusion d’une ou plusieurs listes déjà existantes : une liste étudiante 1 existe ainsi qu’une autre liste étudiante 2. Il est possible de créer une nouvelle liste étudiante qui sera la somme des deux listes 1 et 2. A noter que la mise à jour des listes 1 et/ou 2 met automatiquement à jour la liste sommative étudiante 1+2),
  •  un peuplement par cohorte est enfin possible. Par exemple, tous les étudiants de tel code étape ayant choisi l’option pédagogique x ou y. Ce peuplement spécifique est réalisé à l’aide d’une requête réalisée par l’équipe d’exploitation de la DSI via un ticket d’assistance Pour dépeupler tout ou partie des abonnés d’une liste de diffusion, sélectionner le ou les abonné(e)s et cliquer sur "Désabonner les adresses sélectionnées dans Abonnés.

Vérifier que les abonnés de ma liste ont bien reçu mon message

Le plus simple est de s’abonner aux listes dont on souhaite s'assurer la bonne réception des messages expédiés. Si je l’ai reçu, alors les autres abonnés l’ont également reçu.
Quelques vérifications peuvent néanmoins s'imposer en cas de doute :

  • suis-je autorisé à poster un message ? (vérif dans Admin => Configurer la liste => Diffusion/réception) => Qui peut diffuser des messages ?,
  • le message est-t-il en attente de modération ? (vérif dans Modérer),
  • le message apparaît dans Archives si la distribution a été réalisée.

Lorsqu'on souhaite associer à un message une pièce jointe volumineuse (une thèse, un compte rendu, un diaporama PP…). Le fichier volumineux ne doit pas être attaché au message initial. La multiplicité des expéditions d’un fichier volumineux va encombrer la bande passante pour délivrer la pièce jointe volumineuse à chaque abonnés. Il est préférable d’utiliser dans l’ENT => Mon bureau => Mettre en ligne un fichier => suivre les directives… L’url du dépôt de fichier dans le FileSender sera copiée et insérée dans le message initial adressé à la liste de diffusion. Chaque abonné aura ainsi la possibilité de télécharger, au besoin (ou non), le fichier intéressant.

Nommer une liste de diffusion (convention de nommage)

La left hand side (partie à gauche de l’@robase) ne doit comporter ni majuscule ni underscore (souligné du 8 (_)). La séparation des termes est réalisée, au besoin, avec le tiret du 6 (-).
Dans le même ordre d’idées, une liste dont le libellé est un acronyme (de type ag-osur@, codirmembres@...) doit impérativement être explicitée dans l’objet de la liste (Membres du comité de direction de…, par exemple).

Les exclusions d’abonnés

Quand des abonnés sont issus du système d'information, et que la configuration de la liste le permet, un abonné qui demande à ne plus recevoir les messages est déclaré automatiquement en exclusion. Ainsi lors de la synchronisation des abonnés de la liste avec l’annuaire LDAP ou autre, la personne n’est pas réintégrée dans les abonnés de la liste.

Les opérations spéciales

Toute modification nécessitant un grand nombre d'opérations fastidieuses et répétitives via l'interface graphique peut être réalisée via script par l'équipe des Services Numériques (SNUM) de la DSI via une demande formulée dans un ticket d'assistance.

Mise à jour : 06/19/2020 - 10:46