GED - Administrer un espace de travail

Manuel de prise en main

  1. Présentation
  2. La corbeille
  3. Contrôle des accès
  4. Les droits hérités
  5. Publication d'un document finalisé
  6. Création d'un espace de publication
  7. Notifications
  8. Invitation des partenaires extérieurs à mon établissement
  9. Règles de bon usage

Présentation

Un espace de travail est un dossier spécial que vous pouvez paramétrer plus finement qu'un dossier.

Vous pouvez choisir les types de documents autorisés dans votre espace, gérer les accès en lecture, écriture ..., gérer les publications.

Une publication permet d'ouvrir en lecture une version finalisée d'un document à un public plus large que celui de l'espace de travail d'où il est issu.

La corbeille

L'administrateur peut restaurer tout document détruit par n'importe quel contributeur. Il peut les retrouver dans la corbeille de la GED.

Dans l'onglet "Administration" , positionnez vous dans l'onglet "Corbeille". Les fichiers supprimés s'affichent. Sélectionnez le fichier à récupérer et cliquez sur "Restaurer".

Occasionnellement, l''administrateur doit réaliser du ménage dans la corbeille.

Dans l'onglet "Administration" , positionnez vous dans l'onglet "Corbeille". Les fichiers supprimés s'affichent. Sélectionnez les fichiers et cliquez sur "supprimer définitivement".

Contrôle des accès

Le controle des accès consiste, pour les personnes habilitées  à choisir les autorisations d'accès aux espaces de travail ou dossiers pour des usagers ou des groupes.

Les droits  suivants peuvent être positionnés sur des espaces de travail ou dossiers

  • Lecture : autorise la lecture des documents
  • Ecriture : autorise la lecture,la modficication du document (mofification d'un fichier, création ou suppression d'une entrée dans un dossier ou un espace de travail).
  • Suppression : donne la possibilité de supprimer une entrée dans un dossier ou un espace de travail

<conseil: à utiliser quand on veut interdire la suppresion (type de droit "refuser") >

  • Gérer les versions : lecture, écriture avec en plus le droit de créer différentes versions de documents
  • Gérer (tous les droits) : autorise la lecture, l'écriture et le positionnement des droits pour d'autres usagers

Les droits peuvent être attribués

  • à un ou plusieurs  individus

Tout personnel de l'Université peut être sélectionné par simple saisie de son nom (ou de son adresse de messagerie). le type de droits "accorder" sera positionné pour l'utilisateur après "sauvegarde des modifications sur les droits locaux".

Tout personnel extérieur à l'Université,..... voir doc Odile/Henri

  • à un ou plusieurs  groupes

Les groupes proposés sont issus du système d'informations de l'établissement. En sélectionnant "tous" les membres d'un groupe, le type de droits "accorder" sera positionné pour tous les membres du groupe après "sauvegarde des modifications sur les droits locaux".

Les droits hérités

Les droits hérités : ce sont les droits qui ont été positionnés sur le répertoire du niveau supérieur. Ces droits n'apparraissent que si "Bloquer l'héritage des droits"  est décoché. Dans ce cas, tout changement de droits sur le répertoire "Père" sera automatiquement appliqué sur le répertoire "Fils"

Les droits locaux : Ce sont les droits qui s'ajoutent aux droits hérités si le blocage de l'héritage des droits est décoché. Ce sont les seuls droits du dossier si la case "Bloquer l'héritage des droits" est coché.

Quelques règles de bons usages....

Il est possible d'interdire des accès en plus d'en autoriser. A utiliser avec précaution afin de ne pas s'y perdre.

L'utilisation des groupes est à privilégier quand c'est possible. Les groupes sont mis à jour automatiquement en fonction des bases de données de l'établissement.

Exemple: Une personne change de service. Si les droits lui ont été attribué nominativement, l'administrateur de l'espace devra lui les enlever. Si les droits ont été positionnés en utilisant le groupe du service, la personne sera automatiquement enlevée du groupe et perdra les accès.

Publication d'un document finalisé

Vous utilisez nuxeo pour créer et modifier vos documents, les partager avec d'autres personnes, votre équipe, votre groupe projet. Si vous voulez en plus les rendre accessibles à une communauté plus grande, à l'ensemble des personnels de l'établissement, ou bien aux personnels de votre service ou laboratoire, l'espace de publication est fait pour vous ! Ce peut-être utile  par exemple pour tenir au courant tous les collègues de votre composante de l'activité de votre équipe, en publiant vos comptes-rendus de réunions.

Pour publier un document, positionnez-vous dessus et allez sur l'onglet « Publication » , choisissez l'espace de publication en faisant dérouler le menu "Section de publication" : cliquez sur "Publier ici".  Le document est maintenant lisible par toutes les personnes associées à cet espace de publication.

<choix d'espace de publication>

Vous disposez d'un lien permanent <"Lien permanent vers ce fichier"> . Copiez-le (clic droit, "copier l'adresse du lien") et collez-le  dans votre portail intranet , par exemple.

Si vous ne disposez pas d'espace de publication, il vous faudra le créer d'abord.

Création d'un espace de publication

<arborescence sections de publication>

Placez-vous dans à l'endroit adéquat de l'arborescence "Section de publication" (en haut à gauche de l'écran) et cliquez sur "Nouveau document" : Nuxeo vous propose de créer un espace collaboratif de type "Section". Donnez-lui un nom et validez.

Il vous reste à indiquer les personnes pouvant lire le contenu de cette section de publication. De la même façon que pour un espace de travail -voir le chapître "Contrôler les accès" plus haut-, donnez les droits voulus:

  • lecture suffit pour le public ciblé  (selectionnez les personnes ou le(s) groupe(s) visés)
  • écriture pour les personnes qui pourront y publier (selectionnez les individus ou le groupe)

N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder les modifications sur le droits locaux" , sinon, vous devrez recommencer.

Notifications

Afin de permettre à d'autres collègues de participer et de suivre l'évolution des documents que vous gérez, via l'onglet Administration, puis le sous-onglet "Notifications" il est possible de notifier individuellement des collègues ou des groupes des ajouts de documents dans l'espace concerné.

Notification_utilisateurs

Invitation des partenaires extérieurs à mon établissement

Il est possible de donner des accès à la Ged Nuxeo à des collaborateurs extérieurs à l'université de Rennes 1. Une fois les accès alloués ces collaborateurs s'authentifient avec les identifiants et mots de passe de leurs établissements respectifs.

Le gestionnaire d'un espace de travail peut inviter ces collaborateurs par une invitation. Lors de l'invitation, il faut communiquer l'adresse électronique. Un mail est alors envoyé au collaborateur.

Règles de bon usage

Attention à la confidentialité des documents que vous déposez. Il est important que vous maitrisiez bien les gestion des accès afin de ne pas les rendre accessibles à des personnes extérieures.

Mise à jour : 04/03/2019 - 17:11