- Cycle de vie d'un compte
- Cycle de vie de la messagerie
- Les délais dépendent des types de comptes
- Les comptes nominatifs sont créés automatiquement
- Les comptes non nominatifs (CNN) sont créés par les gestionnaires Sésame
Cycle de vie d'un compte
1. Création du compte informatique
Envoi du code sécurité sur l’adresse électronique de notification de l’étudiant
Le compte est nouveau
2. Activation du compte par l’utilisateur
Le compte est actif jusqu’à la date de fin d’activité
3. Date de fin d’activité
Notification de la fermeture du compte sur l’adresse électronique institutionnelle
Le compte est inactif pendant le délai de sursis
4. Désactivation du compte
Prolongement de la durée du compte pendant le délai de courtoisie
5. Suppression définitive
Le compte est purgé
Cycle de vie de la messagerie
Après avoir activé son compte, le personnel doit activer ses services, dont sa messagerie.
- Tant que le compte est actif, la messagerie est active.
- Quand le compte est inactif, la messagerie devient inactive ; les mails sont rejetés mais les anciens mails sont conservés.
- Quand le compte est supprimé, la messagerie également.
Les délais dépendent des types de comptes
| Type de compte | Date de fin d'activité | Délai de courtoisie | Délai de sursis |
|---|---|---|---|
| Etudiant | 1er juillet de l'année suivante | 200 jours (17/01) |
135 jours (01/06) |
| Etudiant doctorant | 1er juillet de l'année suivante | 276 jours (30/04) |
59 jours (01/06) |
| Personnel | fin d'affectation, de contrat, d'hébergement | 32 jours | 1 an |
| Lecteur | fin d'incription | 1 mois | 3 mois |
| CNN boiteFonctionnelle |
fin d'activité - 4 ans | 32 jours | 32 jours |
| CNN formation, technique, prestaire |
fin d'activité - 1 an | 32 jours | 32 jours |
| CNN inviteTemporaire, congres, demoTest |
fin d'activité - 16 jours | 0 | 32 jours |
Les comptes nominatifs sont créés automatiquement
Le compte nominatif est créé automatiquement dès que le dossier de l'individu est valide et complet dans la base métier de référence (Siham, Apogée, Koha...).
Pour les Personnels
Le dossier d'un individu "acquiert" une affectation valide dans Siham ; ceci déclenche :
- création d'un nouveau compte informatique - avec identifiant unique - dans le référentiel Sésame
- notification immédiate de l'usager - sur son adresse de courriel privée - l'invitant à activer son compte.
Remarques :
- Lorsque qu'un dossier Siham est créé pour un nouvel arrivant, la saisie de la date de début de son affectation est déterminante :
- soit cette date est "échue" : la création du compte nominatif est alors immédiate (dans l'heure)
- soit cette date est "à venir" : le compte nominatif ne sera créé qu'au matin du jour de la "prise d'activité" de la personne
- dans les 2 cas, le gestionnaire Harpège doit veiller à TOUJOURS saisir l'adresse de courriel privée AVANT avec la date de début d'affectation
Pour les Étudiants
- Inscription d'un nouvel étudiant primo-entrant (n'ayant jamais été inscrit à UR1, IEP ou ENSCR)
- Réinscription d'un étudiant après interruption d'étude d'au moins un an (le compte informatique précédemment créé a été fermé et n'est plus utilisable)
- Inscription d'un étudiant déjà existant dans Apogée mais possédant un compte informatique pour un autre établissement que celui pour lequel il s'inscrit
- dans l'heure pour les dossiers créés du lundi au vendredi entre 9h et 18h
- dans un délai maximum de 48h dans les autres cas
- Si l'adresse de courriel privée est renseignée ou corrigée après création du compte informatique, le courriel de notification n'est pas renvoyé automatiquement à l'étudiant.
Pour les Lecteurs
La création d'un nouveau compte informatique de lecteur extérieur peut résulter de deux cas :
- inscription d'un nouveau lecteur extérieur dans Koha
- transformation d'un compte étudiant ou personnel dans Koha en compte de lecteur extérieur (lorsque la date de désactivation du compte est proche ou déjà atteinte, pour permettre le prêt de documents avec le nouveau statut de lecteur extérieur).
La création du compte se fait :
- dans l'heure, du lundi au samedi de 9h à 18h
- dans un délai max de 48h autrement
Si l'adresse de courriel privée est renseignée (avec une adresse valide) à l'inscription comme lecteur extérieur, l'usager est notifié sur son adresse de courriel privée et il est invité à activer son compte
Si l'adresse de courriel privée est renseignée après l'inscription, l'usager doit solliciter d'un des gestionnaires Sésame du SCD l'envoi d'un passeport Sésame.
Le type de compte peut être lecteur - externe (usager des bibliothèques universitaires qui ne sont ni étudiants, ni personnels) ou lecteur - ph (personne autorisée par le CHU à bénéficier de la convention avec les bibliothèques universitaires)
Les comptes non nominatifs (CNN) sont créés par les gestionnaires Sésame
Si vous avez besoin d'un CNN, merci de vous rapprocher d'un gestionnaire Sésame.